I. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest XEON Media Igor Kaźmierczak, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą z siedzibą przy ul. Jagiellońskiej 32/24, 97-500 Radomsko, NIP: 7722429816 (dalej: „Administrator" lub „my").

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: heliumautomations@gmail.com.

II. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

1. Formularz zapisu na bezpłatną konsultację

Gdy zapisujesz się na bezpłatną konsultację za pośrednictwem formularza na naszej stronie, zbieramy następujące dane:

• imię,

• adres e-mail,

• numer telefonu,

• nazwa firmy,

• adres strony internetowej firmy,

• wybrany obszar do usprawnienia (np. sprzedaż, marketing, obsługa klienta),

• opis problemu biznesowego (odpowiedź na pytanie otwarte).

Cel przetwarzania: umówienie i przeprowadzenie bezpłatnej konsultacji, przygotowanie się do rozmowy, kontakt w sprawie terminu spotkania, a także — w razie Twojego zainteresowania — przedstawienie propozycji współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (zapis na konsultację stanowi wyrażenie woli podjęcia kontaktu w celu ewentualnej współpracy).

2. Komunikacja e-mail związana z konsultacją

Po zapisaniu się na konsultację możesz otrzymać od nas następujące wiadomości e-mail:

• potwierdzenie zapisu na konsultację,

• przypomnienie o zbliżającym się terminie spotkania (24 godziny i 1 godzina przed),

• wiadomość w przypadku nieobecności na spotkaniu z propozycją nowego terminu,

• podsumowanie ustaleń po konsultacji,

• propozycję współpracy i ewentualne wiadomości uzupełniające.

Cel przetwarzania: obsługa procesu konsultacyjnego, zwiększenie skuteczności umówionych spotkań, kontynuacja rozmowy po konsultacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — działania przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu kontaktu z osobami zainteresowanymi usługami i prowadzeniu procesu sprzedażowego.

3. Dane analityczne i marketingowe (Meta Pixel)

Na naszej stronie zainstalowany jest Meta Pixel (Facebook Pixel), który — po uzyskaniu Twojej zgody za pośrednictwem banera cookies — może zbierać informacje o Twoich działaniach na stronie (np. odwiedzenie strony, kliknięcie w przycisk). Meta Pixel ustawia w Twojej przeglądarce plik cookie _fbp, który umożliwia wyświetlanie Ci spersonalizowanych reklam w serwisach Meta (Facebook, Instagram).

Cel przetwarzania: optymalizacja kampanii reklamowych, mierzenie skuteczności reklam, tworzenie grup odbiorców do celów reklamowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — Twoja zgoda wyrażona za pośrednictwem banera cookies.

4. Server-side conversion tracking (Meta Conversions API)

W momencie wysłania formularza zapisu na konsultację, nasz system automatycznie przesyła do Meta (Facebook) informację o dokonanej konwersji (zdarzenie „Lead"). Przesyłane dane są wcześniej zahashowane algorytmem SHA-256 i obejmują: adres e-mail, numer telefonu oraz imię. Dane te służą wyłącznie do przypisania konwersji do odpowiedniej kampanii reklamowej i optymalizacji reklam.

Cel przetwarzania: mierzenie skuteczności kampanii reklamowych i optymalizacja algorytmu reklamowego.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na mierzeniu efektywności działań marketingowych. Przesyłane dane są hashowane (nieodwracalnie zaszyfrowane) przed wysłaniem.

5. Parametry UTM i identyfikator fbclid

Gdy trafiasz na naszą stronę z reklamy lub innego źródła, adres URL może zawierać parametry marketingowe (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content) oraz identyfikator fbclid przypisywany przez Meta. Parametry te są przechwytywane przez skrypt na stronie i przekazywane do formularza, a następnie zapisywane w naszym systemie CRM w celu identyfikacji źródła pozyskania kontaktu.

Cel przetwarzania: analiza skuteczności kanałów marketingowych, atrybucja konwersji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie efektywności działań reklamowych.

6. Analityka wbudowana Framer

Nasza strona jest hostowana na platformie Framer, która posiada wbudowaną analitykę. Framer Analytics nie wykorzystuje plików cookies ani trwałych identyfikatorów. Adres IP odwiedzającego jest hashowany z dziennie rotowanym kluczem i usuwany codziennie. Zebrane dane są w pełni zanonimizowane i nie pozwalają na identyfikację konkretnej osoby.

Cel przetwarzania: statystyki odwiedzin strony (liczba wizyt, źródła ruchu, typ urządzenia).

Podstawa prawna: przetwarzanie dotyczy wyłącznie danych zanonimizowanych, które nie stanowią danych osobowych w rozumieniu RODO.

III. Odbiorcy danych — podmioty przetwarzające

W celu świadczenia usług i obsługi procesu konsultacyjnego korzystamy z następujących narzędzi zewnętrznych, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych osobowych:

Podmiot / NarzędzieRolaZakres danychSiedzibaFillout (Fillout Inc.)Formularz zapisu na konsultację i rezerwacja terminuDane z formularza, termin spotkania, linkiUSAMake (Celonis SE)Platforma automatyzacji — przetwarzanie i przekazywanie danych między narzędziamiDane z formularzaUE (Niemcy/Czechy)Attio (Attio Ltd.)System CRM — przechowywanie danych kontaktowych, firm i historii procesuDane z formularza, historia komunikacji, status procesuWielka BrytaniaBrevo (Brevo SA)Wysyłka wiadomości e-mail (potwierdzenia, przypomnienia)Imię, adres e-mail, termin spotkaniaUE (Francja)Meta Platforms Ireland Ltd.Reklamy i tracking konwersji (Pixel + CAPI)Zahashowane: e-mail, telefon, imię; dane z cookies (za zgodą)Irlandia / USAGoogle Ireland Ltd.Google Tag Manager, Google Calendar, Google MeetDane techniczne (GTM); termin spotkania, link do spotkaniaIrlandia / USAFramer B.V.Hosting strony internetowej, analityka zanonimizowanaZanonimizowane dane analityczneHolandia

Każdy z powyższych podmiotów przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonego zadania i na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych lub standardowych klauzul umownych.

IV. Przekazywanie danych do państw trzecich

Niektóre z wykorzystywanych przez nas narzędzi mają siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w Stanach Zjednoczonych (Fillout, Meta, Google) oraz Wielkiej Brytanii (Attio).

Przekazywanie danych do tych państw odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (w przypadku Wielkiej Brytanii oraz podmiotów uczestniczących w EU-US Data Privacy Framework),

• standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską,

• oraz — w przypadku Meta Conversions API — danych zahashowanych algorytmem SHA-256, które same w sobie nie umożliwiają identyfikacji osoby bez dodatkowych informacji.

V. Pliki cookies i technologie śledzące

Czym są pliki cookies?

Pliki cookies (ciasteczka) to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę internetową podczas odwiedzania stron www.

Jakie cookies wykorzystuje nasza strona?

a) Analityka Framer (bez cookies) Wbudowana analityka Framer nie wykorzystuje plików cookies. Nie wymaga zgody.

b) Meta Pixel (cookie marketingowe — wymagają zgody) Po wyrażeniu zgody za pośrednictwem banera cookies, Meta Pixel może ustawić w Twojej przeglądarce cookie _fbp (czas życia: 90 dni), który służy do identyfikacji przeglądarki w ekosystemie reklamowym Meta. Cookie to nie jest ustawiane, dopóki nie wyrazisz na to zgody.

c) Google Tag Manager GTM sam w sobie nie ustawia cookies, lecz zarządza ładowaniem skryptów (w tym Meta Pixel). Skrypty marketingowe są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody.

Zarządzanie cookies

Przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlamy baner cookies, w którym możesz:

• zaakceptować cookies marketingowe,

• odrzucić cookies marketingowe,

• dostosować preferencje w ustawieniach.

Możesz również w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej (instrukcje znajdziesz w dokumentacji Twojej przeglądarki). Zablokowanie cookies marketingowych nie wpływa na działanie strony ani możliwość zapisu na konsultację.

VI. Okres przechowywania danych

Kategoria danychOkres przechowywaniaDane z formularza konsultacyjnego (CRM)Do czasu zakończenia procesu sprzedażowego, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (3 lata) lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwuDane klientów (po zawarciu umowy)Przez czas trwania umowy oraz okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (5 lat od końca roku podatkowego)Dane marketingowe (cookies Meta Pixel)Cookie _fbp: 90 dni; dane w systemie Meta: zgodnie z polityką prywatności MetaDane zanonimizowane (Framer Analytics)Dane nie są danymi osobowymi — przechowywane zgodnie z polityką Framer

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

VII. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu — możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak — uzyskać do nich dostęp oraz ich kopię.

Prawo do sprostowania — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") — możesz żądać usunięcia Twoich danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofniesz zgodę, bądź wniesiesz skuteczny sprzeciw.

Prawo do ograniczenia przetwarzania — w określonych sytuacjach możesz żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych.

Prawo do przenoszenia danych — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Prawo do sprzeciwu — możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym wobec przetwarzania do celów marketingowych.

Prawo do cofnięcia zgody — jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. cookies marketingowe), możesz ją cofnąć w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do złożenia skargi — jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl).

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz do nas na adres: heliumautomations@gmail.com.

VIII. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w formularzu zapisu na konsultację jest dobrowolne, lecz niezbędne do umówienia i przeprowadzenia bezpłatnej konsultacji. Bez podania imienia, adresu e-mail i numeru telefonu nie będziemy w stanie nawiązać kontaktu i zrealizować spotkania.

Wyrażenie zgody na cookies marketingowe jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania ze strony ani zapisu na konsultację.

IX. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny istotny sposób na Ciebie wpływały.

Meta Pixel i Meta Conversions API mogą wykorzystywać przekazane dane do tworzenia grup odbiorców reklam (profilowanie marketingowe po stronie Meta). Odbywa się to na warunkach opisanych w polityce prywatności Meta Platforms: https://www.facebook.com/privacy/policy/.

X. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem. W szczególności:

• komunikacja między narzędziami odbywa się przez szyfrowane połączenia (HTTPS/TLS),

• dane przekazywane do Meta Conversions API są hashowane algorytmem SHA-256 przed wysłaniem,

• dostęp do systemów CRM i automatyzacji jest ograniczony wyłącznie do Administratora,

• korzystamy z narzędzi posiadających certyfikaty bezpieczeństwa (Framer: ISO 27001, SOC 2).

XI. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Zmiany mogą wynikać ze zmian w przepisach prawa, zmian w wykorzystywanych narzędziach lub rozwoju oferty. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie https://heliumautomations.pl/polityka-prywatnosci/.

XII. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania Twoich danych osobowych skontaktuj się z nami:

XEON Media Igor Kaźmierczak ul. Jagiellońska 32/24, 97-500 Radomsko E-mail: heliumautomations@gmail.com