Bezpłatna konsultacja
Odbierz bezpłatną konsultację

Ostatnia aktualizacja: 26 października 2026

Polityka Prywatności

Serwis: https://heliumautomations.pl/

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest XEON Media Igor Kaźmierczak, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą z siedzibą przy ul. Jagiellońskiej 32/24, 97-500 Radomsko, NIP: 7722429816 (dalej: „Administrator” lub „my”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: heliumautomations@gmail.com.

II. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

1. Formularz kontaktowy na stronie

Gdy wysyłasz formularz kontaktowy (otwierany przyciskami „Odbierz bezpłatną konsultację”), zbieramy:

  • imię,

  • adres e-mail,

  • numer telefonu,

  • adres strony internetowej firmy (opcjonalnie),

  • treść wiadomości (opcjonalnie),

  • informację o akceptacji niniejszej Polityki Prywatności.

Razem z formularzem zapisujemy informacje o źródle wizyty: parametry kampanii (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term), identyfikatory kliknięcia reklamy (gclid, gbraid, wbraid, fbclid) oraz adres podstrony, na którą weszłaś lub wszedłeś.

Formularz działa bezpośrednio na naszej stronie. Wysłane zgłoszenie jest najpierw zapisywane w bazie danych formularza w infrastrukturze Cloudflare, a następnie przekazywane do naszego CRM. Kopia zgłoszenia w tej bazie jest usuwana 7 dni po przekazaniu do CRM. Jeśli formularz na stronie jest chwilowo niedostępny, możesz skorzystać z formularza zapasowego dostawcy Fillout.

Cel przetwarzania: kontakt w sprawie bezpłatnej konsultacji, przygotowanie się do rozmowy, a w razie Twojego zainteresowania – przedstawienie propozycji współpracy; ustalenie, z jakiego kanału marketingowego pochodzi zgłoszenie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – działania przed zawarciem umowy podejmowane na Twoje żądanie; art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ocenie skuteczności działań marketingowych.

Ochrona formularza przed spamem

Aby chronić formularz przed automatycznymi zgłoszeniami, korzystamy z usługi Cloudflare Turnstile. Podczas korzystania z formularza Turnstile sprawdza w tle sygnały techniczne przeglądarki i urządzenia (np. adres IP, rodzaj przeglądarki, sposób interakcji ze stroną) i przekazuje nam wynik weryfikacji. Wynik nie blokuje wysłania zgłoszenia – służy nam jedynie do oznaczenia podejrzanych zgłoszeń. Zasady przetwarzania danych przez Cloudflare w ramach Turnstile opisuje dokument Turnstile Privacy Addendum: https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/. Dodatkowo zapisujemy jednokierunkowy skrót (hash) adresu IP z danego dnia, aby wykrywać masowe wysyłki; skrót jest usuwany razem z kopią zgłoszenia.

Cel przetwarzania: ochrona formularza i naszych systemów przed nadużyciami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa formularza.

2. Formularz w reklamach Meta i rezerwacja terminu

Jeśli zostawiasz dane w formularzu reklamy na Facebooku lub Instagramie, otrzymujemy je od Meta (imię, adres e-mail, numer telefonu, odpowiedzi z formularza oraz identyfikatory kampanii). Po wysłaniu takiego formularza możesz zarezerwować termin rozmowy w formularzu Fillout – termin jest zapisywany w naszym kalendarzu Google. Nowe konsultacje umawiamy w sposób opisany w pkt 4.

Cel i podstawa prawna: jak w pkt 1.

3. Obsługa zgłoszeń (CRM) i powiadomienia

Zgłoszenia z formularzy trafiają do naszego systemu obsługi klientów (CRM) działającego w infrastrukturze Cloudflare, a zgłoszenia z reklam Meta – także do arkusza Google. Zespół otrzymuje powiadomienie o nowym zgłoszeniu na Slacku, a w razie awarii Slacka – e-mailem. Powiadomienie o zgłoszeniu z formularza na stronie zawiera wyłącznie odnośnik do CRM; powiadomienie o zgłoszeniu z reklamy Meta zawiera imię, numer telefonu, adres e-mail, odpowiedzi z formularza i nazwy kampanii.

Cel przetwarzania: sprawna obsługa zgłoszeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO.

4. Umówienie konsultacji online (Kalendarz Google, Google Meet, e-mail)

Jeśli umówimy z Tobą konsultację online, z naszego CRM zlecamy wysłanie zaproszenia w Kalendarzu Google z adresu kontakt@heliumautomations.pl, a po przygotowaniu spotkania – osobnego e-maila potwierdzającego termin, z linkiem do spotkania. Wykorzystujemy w tym celu Twoje imię lub podaną nazwę (w tytule spotkania), adres e-mail, termin i czas trwania konsultacji oraz wygenerowany link Google Meet. Na spotkanie zapraszamy też osobę z naszego zespołu, która poprowadzi rozmowę. Zaproszenie wysyłamy z firmowego adresu organizatora, a lista gości jest w nim ukryta. O przełożeniu lub odwołaniu spotkania powiadamia Cię Kalendarz Google; przełożone spotkanie zachowuje ten sam link.

Rozmowa odbywa się w Google Meet. Podczas spotkania Google przetwarza dane potrzebne do połączenia, m.in. Twoją nazwę wyświetlaną, obraz i głos (jeśli je włączysz), adres IP oraz informacje o urządzeniu i połączeniu. Uczestnicy spotkania widzą nawzajem swoją obecność i nazwy wyświetlane. Nie nagrywamy tych konsultacji i nie włączamy ich automatycznej transkrypcji.

W CRM zapisujemy historię organizacji konsultacji: termin i czas trwania, status (np. umówiona, przełożona, odwołana, termin minął), adres e-mail, na który wysłaliśmy zaproszenie, link do spotkania, identyfikatory wydarzenia w Kalendarzu Google oraz powiązanych operacji i wiadomości, a także wynik zlecenia wysyłki. Wynik ten oznacza, że Google przyjął zlecenie – nie potwierdza doręczenia ani przeczytania wiadomości, ani Twojego udziału w spotkaniu. Osobny dziennik techniczny zapisuje identyfikatory, czas i wynik operacji, bez Twoich danych kontaktowych i treści wiadomości. Identyfikatory te pozostają powiązane z Twoim zgłoszeniem, dlatego traktujemy je jako dane osobowe w postaci spseudonimizowanej, a nie jako dane anonimowe.

Cel przetwarzania: umówienie i przeprowadzenie konsultacji, o którą prosisz, obsługa zmian terminu i odwołań oraz rozliczalność wysłanych zaproszeń i wiadomości, w tym wyjaśnianie ewentualnych reklamacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – działania przed zawarciem umowy podejmowane na Twoje żądanie (umówienie i przeprowadzenie konsultacji); art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu rozliczalności operacji i obsłudze ewentualnych reklamacji (dziennik techniczny).

5. Pomiar korzystania ze strony i skuteczności reklam (Google Analytics 4, Meta Pixel, tag Google Ads)

Na stronie działają Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) oraz tag Google i Conversion Linker (Google Ireland Ltd.), wczytywane przez Google Tag Manager. Narzędzia te zapisują i odczytują identyfikatory na Twoim urządzeniu (pliki cookie, np. _fbp, _fbc, _gcl_au, _gcl_aw) i przesyłają do Meta i Google informacje o wizycie, a po wysłaniu formularza kontaktowego – informację o zgłoszeniu. Nie przekazujemy im przy tym Twoich danych kontaktowych, a jedynie techniczny identyfikator zgłoszenia.

Dodatkowo korzystamy z Google Analytics 4, wczytywanego przez Google Tag Manager, aby tworzyć statystyki korzystania ze strony. Google otrzymuje informacje o odwiedzanych podstronach, źródle wizyty, przeglądarce i urządzeniu, przybliżonej lokalizacji ustalanej na podstawie adresu IP oraz o aktywności na stronie, takiej jak przewijanie i czas zaangażowania. Nie przesyłamy do Analytics zawartości pól formularza ani identyfikatora zgłoszenia. Analytics korzysta z plików cookie _ga i _ga_*, które pozwalają rozróżniać przeglądarki oraz wizyty.

Narzędzia te działają od chwili wejścia na stronę – obecnie nie korzystamy z banera zgody na pliki cookie.

Cel przetwarzania: tworzenie statystyk korzystania ze strony oraz mierzenie skuteczności i optymalizacja naszych kampanii reklamowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na tworzeniu statystyk korzystania ze strony oraz mierzeniu skuteczności własnych działań reklamowych.

Możesz w każdej chwili sprzeciwić się temu przetwarzaniu i ograniczyć je:

6. Przesyłanie zdarzeń do Meta z naszego CRM (Conversions API)

Dla zgłoszeń z reklam Meta przesyłamy do Meta informację o przyjęciu zgłoszenia i o jego kwalifikacji wraz z identyfikatorem zgłoszenia nadanym przez Meta oraz adresem e-mail i numerem telefonu w postaci nieodwracalnie zahashowanej (SHA-256). Zgłoszeń z formularza na stronie nie przesyłamy do Meta tą drogą.

Cel przetwarzania: mierzenie skuteczności kampanii.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

7. Pamięć przeglądarki (localStorage, sessionStorage)

Nasza strona zapisuje w Twojej przeglądarce:

  • helium_attribution_v1 – parametry kampanii i identyfikatory kliknięcia reklamy z pierwszej wizyty oraz z ostatniego wejścia z reklamy (wraz z datą), aby dołączyć je do formularza kontaktowego; dane wygasają po 90 dniach,

  • helium_lead_form_sent_v1 (tylko na czas sesji) – identyfikatory wysłanych formularzy, aby nie liczyć tego samego zgłoszenia dwa razy,

  • helium_contact_pending_v1 (tylko na czas sesji) – techniczny identyfikator wysyłanego zgłoszenia, aby w razie problemu z połączeniem ponowić wysyłkę bez tworzenia duplikatu; jest usuwany po udanym wysłaniu,

  • helium_popup_seen – informację, że zamknięto okno z ofertą promocyjną, aby nie pokazywać go ponownie.

Dane te nie zawierają Twoich danych kontaktowych. Możesz je usunąć w ustawieniach przeglądarki.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (przypisanie zgłoszenia do źródła, wygoda korzystania ze strony).

8. Hosting i logi serwera

Strona jest hostowana przez Cloudflare, Inc. Przy każdym wejściu serwery Cloudflare przetwarzają techniczne dane połączenia (m.in. adres IP, datę i godzinę, adres URL, rodzaj przeglądarki) w celu dostarczenia strony i ochrony przed nadużyciami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

III. Odbiorcy danych – podmioty przetwarzające

Korzystamy z usług następujących podmiotów:

  • Cloudflare, Inc. (USA / UE) – hosting strony, formularz kontaktowy i jego baza danych, ochrona przed spamem (Turnstile), system CRM (baza danych), ochrona dostępu; dane z formularzy i dane techniczne połączeń,

  • Fillout Inc. (USA) – formularz rezerwacji terminu oraz zapasowy formularz kontaktowy; dane z formularzy,

  • Celonis SE – Make (UE) – automatyczne przekazywanie zgłoszeń między narzędziami; dane z formularzy,

  • Google Ireland Ltd. (Irlandia / USA) – Tag Manager, Google Analytics 4, tag Google Ads, Arkusze, Kalendarz, poczta e-mail; dane techniczne i reklamowe, dane o korzystaniu ze strony, dane zgłoszeń z reklam Meta, termin spotkania,

  • Google Cloud Poland Sp. z o.o. (Polska) – Google Workspace: Kalendarz Google, Gmail i Google Meet wykorzystywane do konsultacji z naszego konta firmowego; imię lub podana nazwa, adres e-mail, termin i czas trwania konsultacji, link do spotkania, dane połączenia w Google Meet oraz identyfikatory i informacje o obsłudze wydarzenia i wiadomości,

  • Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlandia / USA) – reklamy, Meta Pixel, Conversions API, formularze reklam; dane z formularzy reklam i identyfikatory reklamowe,

  • Slack Technologies (USA) – powiadomienia dla zespołu; dane zgłoszeń z reklam Meta (imię, telefon, e-mail, odpowiedzi), dla formularza na stronie wyłącznie odnośnik.

Każdy z tych podmiotów przetwarza dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania powierzonego zadania, na podstawie umów powierzenia lub warunków przetwarzania danych.

IV. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część podmiotów (Cloudflare, Fillout, Google, Meta, Slack) może przetwarzać dane w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework – w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

V. Okres przechowywania danych

  • dane zgłoszeń, które nie zakończyły się zawarciem umowy – do 2 lat od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej zgłosisz sprzeciw lub zażądasz ich usunięcia,

  • kopia zgłoszenia w bazie formularza na stronie – do 7 dni po przekazaniu do CRM; techniczny zapis o zgłoszeniu bez danych kontaktowych (identyfikator, daty, status) – do 90 dni; kopie zapasowe tej bazy – do 7 dni,

  • dane klientów, z którymi zawarliśmy umowę – przez czas współpracy, a następnie przez 5 lat od końca roku, w którym współpraca się zakończyła (okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz na potrzeby ewentualnych roszczeń),

  • historia konsultacji w CRM wraz z powiązanym dziennikiem technicznym, wydarzenia w Kalendarzu Google i wysłane potwierdzenia – przez okres przechowywania danych zgłoszenia lub klienta, którego dotyczą (jak wyżej), chyba że wcześniej zażądasz ich usunięcia; samo odwołanie spotkania nie usuwa tej historii, a wiadomości doręczonych już uczestnikom nie możemy wycofać z ich skrzynek,

  • dane o źródle wizyty w przeglądarce – 90 dni (helium_attribution_v1), do końca sesji (helium_lead_form_sent_v1), do czasu wyczyszczenia danych przeglądarki (helium_popup_seen),

  • pliki cookie Meta i Google – zgodnie z okresami ustalonymi przez te podmioty (np. _fbp i _gcl_au – 90 dni),

  • pliki cookie Google Analytics (_ga i _ga_*) – domyślnie do 2 lat; termin ważności może być odnawiany przy kolejnych wizytach, a przeglądarka może go skrócić; dane Google Analytics na poziomie użytkownika i zdarzeń – ustawiona retencja 2 miesiące; ustawienie to nie ogranicza przechowywania standardowych raportów zbiorczych,

  • logi serwera Cloudflare – zgodnie z polityką Cloudflare.

Dane w CRM oraz wydarzenia i wiadomości konsultacji po upływie tych okresów przeglądamy i usuwamy ręcznie; samo zamknięcie zgłoszenia w CRM nie powoduje ich automatycznego usunięcia.

VI. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym wobec statystyk korzystania ze strony i pomiaru skuteczności reklam). Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na adres heliumautomations@gmail.com. Odpowiemy, a jeśli tego zażądasz – usuniemy Twoje dane, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

W sprawie umówionej konsultacji (np. zmiany terminu) możesz też odpowiedzieć na zaproszenie lub napisać na adres kontakt@heliumautomations.pl. W sprawach ochrony danych osobowych obowiązuje adres podany powyżej.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

VII. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale imię, adres e-mail i numer telefonu są niezbędne, abyśmy mogli się z Tobą skontaktować.

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Meta i Google mogą wykorzystywać dane z Meta Pixela i tagu Google do tworzenia grup odbiorców reklam na zasadach opisanych w swoich politykach prywatności: https://policies.google.com/privacy oraz https://www.facebook.com/privacy/policy/.

IX. Bezpieczeństwo danych

  • komunikacja ze stroną i między narzędziami odbywa się przez szyfrowane połączenia (HTTPS/TLS),

  • dostęp do CRM jest chroniony logowaniem (Cloudflare Access) i ograniczony do osób obsługujących zgłoszenia,

  • przekazywanie zgłoszeń między narzędziami jest uwierzytelnione,

  • dane kontaktowe przekazywane do Meta Conversions API są przed wysłaniem hashowane algorytmem SHA-256.

X. Zmiany Polityki Prywatności

Możemy zmieniać niniejszą Politykę Prywatności, np. w związku ze zmianą przepisów lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://heliumautomations.pl/polityka-prywatnosci.

XI. Kontakt

XEON Media Igor Kaźmierczak ul. Jagiellońska 32/24, 97-500 Radomsko, e-mail: heliumautomations@gmail.com